Remiantis statistika, prieš trejus metus vidutinis JAV biuro darbuotojas per metus spausdinimui sunaudodavo 10 tūkstančių popieriaus lapų. Jei ekologiškumo idėjos šį vartojimo mastą galėjo sumažinti, duomenų saugumui kylančios grėsmės vis dėlto niekur nedingo.

Pasak duomenų praradimo prevencijos (DLP – Data Loss Prevention) sprendimų kūrėjų, įprasta daugiau kalbėti apie elektroninių duomenų apsaugą: kaip juos saugoti įrenginiuose ar serveriuose, kaip užkirsti kelią jų nutekinimui ar sugadinimui. Tačiau ne mažesnė rizika kyla duomenims, kurie buvo išspausdinti.

Saugumo ekspertų nuomone, ir šioje srityje didžiausia grėsme išlieka žmogiškasis faktorius. Visais tokiais atvejais svarbūs verslo duomenys gali patekti į netinkamas rankas. Ir tam nebūtina dairytis blogų kėslų turinčių įsibrovėlių – atspausdintus dokumentus gali paimti kitas įmonės darbuotojas, kuris neturi teisės dirbti su gauta informacija. Gana dažnai apie dokumentų pasisavinimą net nesužinoma, nes jų neradus ant spausdintuvo neretai pagalvojama, kad taip nutiko dėl techninio gedimo, o ne dėl saugumo incidento.

Saugumo ekspertai atkreipia dėmesį, kad dažniausiai įmonėse naudojami spausdintuvai pastatomi bendro naudojimosi patalpose – koridoriuje, laukiamajame prie administratorės stalo ir pan. Todėl atspausdintus dokumentus gali pamatyti ar paimti bet kuris įmonės darbuotojas, o blogiausia – pašalinis, į įmonę užsukęs žmogus. Dėl šios priežasties patariama ne tik statyti spausdintuvus uždaresnėse vietose, bet ir laikytis „švaraus stalo“ taisyklės, kai svarbūs dokumentai nėra paliekami atvirai.

Dirbant su svarbiais dokumentais patariama naudoti ženklinimą vandens ženklais, skirstant duomenis į kategorijas, kad darbuotojai tinkamai įvertintų jų saugojimo svarbą . Taip pat rekomenduojama atlikti reguliarius spausdinimo auditus ir įvertinti, kokie duomenys yra spausdinami, ar tai daroma tikslingai.